ملاحظات تصمد أمام التمحيص.
لكل ملاحظة حالة ومعيار وسبب وأثر وتوصية، وترتبط بالبند والدليل، وتمر بالمراجعة قبل أن تراها الجهة المدقَّقة.
دورة حياة بضوابط في كل خطوة.
مسودة، قيد المراجعة، صادرة، مقبولة أو معترض عليها، خطة إجراءات، قيد المعالجة، بانتظار التحقق، مغلقة. ويُسجَّل قبول المخاطر والسحب مع الأسباب.
المُعِدّ والمراجع
المدقق الذي سجّل الملاحظة لا يستطيع إصدارها؛ بل يصدرها مدير أو مراجع. ومالك الإجراء لا يستطيع التحقق من إغلاقه.
فحص الجودة
ينبّه إلى الأسباب المبهمة مثل «خطأ بشري»، والمعايير الناقصة، والتوصيات الضعيفة، والملاحظات المشابهة التي سُجّلت من قبل.
حوار مع الجهة المدقَّقة
تقبل الجهات المدقَّقة أو تعترض، وتعلّق بالإشارة إلى الزملاء (@)، وتقترح إجراءات بتواريخ. ويبقى كل شيء على الملاحظة.
الإجراءات والإثباتات
إجراءات تصحيحية بمالكين وتواريخ استحقاق. ترفع الجهات المدقَّقة الإثباتات؛ ويتحقق فريق التدقيق قبل الإغلاق.
مستوى الخدمة والتصعيد
أهداف للرد والمعالجة حسب الخطورة (مثلاً 15 يوماً للحرجة)، وتذكيرات تلقائية، وتصعيد عند تجاوزها.
التمديدات موثّقة في السجل
يطلب المالكون وقتاً إضافياً مع السبب؛ ويوافق المدير أو يرفض، ويُحفظ القرار.
متابعة دون ملاحقة.
تظهر الإجراءات المفتوحة والبنود المتأخرة وطلبات التحقق المعلّقة في قائمة مهام كل شخص. وتتلقى الجهات المدقَّقة تذكيرات قبل مواعيد الاستحقاق، ويرى المديرون من تأخر قبل أن تسأل اللجنة.
جرّبها بقوائم التحقق الخاصة بكم.
افتحوا العرض التجريبي الآن، أو احجزوا جولة تعريفية وسنحمّل أحد أطركم أو برامج عملكم.